Optimiza tu empresa con la digitalización de documentos y desafía el uso del papel.
La digitalización de documentos abandona la gestión manual del papel, y adopta métodos modernos de captura, almacenamiento y gestión.
¿Qué es la digitalización documental?
No es lo mismo escanear que digitalizar un documento. La digitalización es un proceso más ambicioso, que va más allá de hacer una simple copia digital de un documento físico.
La digitalización documental consiste en convertir los documentos físicos en archivos digitales, pero con una estrategia definida de gestión eficiente, a diferencia del «escaneo». El éxito de una estrategia de digitalización documental radica en la capacidad de optimizar los flujos de trabajo, mejorar el acceso a la información, garantizar la seguridad de los datos y reducir los costes asociados al almacenamiento físico.
Soluciones de
digitalización documental
La estrategia de digitalización documental se adapta a las necesidades de cada empresa. El objetivo es lograr un sistema integral de gestión de la información adecuado a cada empresa.
Equipos de impresión y digitalización
Digitaliza documentos físicos y conviértelos en documentos digitales.
Integraciones con el correo electrónico
Realiza el mismo procedimiento de digitalización con tu documentación recibida por correo electrónico.
Acceso remoto a documentos en la nube
Ejecuta automáticamente tareas, desde la entrada de datos hasta la generación de resultados.
Pasos de un proceso de digitalización documental
INCORPORACIÓN
REGISTRO
CLASIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
ACCESO
BÚSQUEDA
INCORPORACIÓN
DISPOSICIÓN
Beneficios de la digitalización de documentos:
La digitalización de documentos representa una transformación fundamental en la gestión empresarial. Al pasar de los documentos en papel a formatos digitales, las empresas optimizan el uso del espacio físico, mejoran la accesibilidad a la información y fortalecer la seguridad de los datos. Además, la digitalización agiliza los procesos operativos al facilitar la búsqueda y recuperación de documentos, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad.
Este procedimiento conlleva ahorros considerables al reducir los costos asociados con el almacenamiento físico, así como a una mayor capacidad para cumplir con las regulaciones de gestión documental.
AHORRO DE COSTES
La digitalización documental implica un ahorro de costes importante para la empresa. Elimina la necesidad de almacenamiento físico, impresión y manipulación de documentos en papel.
INFORMACIÓN DIGITAL
Garantiza el acceso inmediato a la información almacenada. Permite búsquedas rápidas y efectivas de información en cualquier momento y desde cualquier ubicación.
SEGURIDAD DE LOS DATOS
Medidas de protección avanzadas, como el cifrado de la información, control de accesos y copias de seguridad automáticas. Minimiza riesgos de pérdida o acceso no autorizado.
