¿Has comenzado a digitalizar tu empresa y te da miedo perder algún original en papel o que los documentos no tengan la misma validez? ¡No te preocupes! La digitalización certificada es el proceso por el cual un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial. Este sistema permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de todos tus documentos. En este artículo te contamos las características de este mecanismo que debes conocer cuando te enfrentas a la estrategia de digitalización de tu empresa y a la implantación de la oficina sin papel.
¿Cómo funciona la digitalización certificada?
Este proceso permite la realización de copias electrónicas de cualquier documento originalmente en soporte papel. La información resultante tendrá la misma validez legal que el documento original. Por tanto, es una alternativa muy eficaz para las empresas que manejan documentos a diario, los almacenan y comparten con sus socios.
La digitalización certificada está sujeta a un marco legal y normativo integrado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, para que los documentos puedan tener validezante cualquier organismo oficial. Para la digitalización de determinados documentos, como facturas, se necesita utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria “para poder autenticar la digitalización de este tipo de documentos”.
Beneficios de la digitalización certificada
Actualizar tu empresa y pasarte al mundo digital, como hemos reiterado en otros artículos de nuestro blog, es una necesidad urgente para cualquier tipo de compañía, si quiere ser competitiva y mantenerse en el mercado. La mejor digitalización certificada te permitirá usar la información de forma segura, ahorrar tiempo, liberar espacio y aumentar la disponibilidad de los datos en cualquier momento. Otras ventajas de la digitalización certificada son:
- Reducción de los tiempos de gestión.
- Mejor gestión de las tareas operativas.
- Reducción del impacto ambiental. Los procesos de digitalización de documentos facilitan el cumplimiento de la norma ISO 14001 de gestión ambiental, una norma ideada para conseguir el equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción de su impacto en el medioambiente.
- Se reducen costes en material de oficina.
- Podemos optimizar la desgravación del IVA de una empresa puesto que se controlan y se visualizan mejor los gastos.
- Se pueden evitar indeseadas multas de la AEAT, al no tener los documentos requeridos en una inspección.
- Posibilidad de integrar el software de digitalización certificada en el equipo informático para que trabaje junto con el equipo de impresión en la certificación de los documentos que escanees.
Eliminar las facturas en papel
Un uso muy habitual de la digitalización certificada es instaurar la llamada copia auténtica con el fin de eliminar las facturas en papel, ¿imaginas?
Se trata de aplicar una firma electrónica a cada factura que se escanea y registrar los datos requeridos por la AEAT con un sello de tiempo a una base datos totalmente segura. La factura en papel queda así sustituida legalmente por un archivo digital que no puede volver a ser manipulado. Así las facturas se firman digitalmente y se almacenan en la carpeta del cliente automáticamente gracias a su Gestor Documental. Al finalizar el proceso, se estudia qué facturas en papel se pueden destruir certificadamente y cuáles tenemos que conservar.
¿Aún tienes dudas? El tratamiento digital de los documentos de una empresa permite ahorrar tiempo y dinero, además de evitar el error humano. Iniciar y consolidar un proceso de digitalización certificada te permitirá mejorar la gestión de todos tus documentos y ser más eficiente y efectivo. Aumentarás tu productividad y podrás disponer de herramientas más seguras, eficientes, sencillas y accesibles desde cualquier lugar. Si necesitas comenzar el proceso y te asaltan dudas o estás buscando un software más preciso, nosotros podemos asesorarte y ayudarte en todo el desarrollo. Mejorarás tu competitividad y podrás actualizarte con las nuevas tendencias tecnológicas. ¿A qué esperas para ser más competitivo y llegar más lejos?
