¿Te has decidido a cambiar la vieja impresora de tu empresa por un modelo más completo y actual pero tienes dificultades para entender todas sus funcionalidades? ¡No te preocupes! Si te has decantado por una impresora HP en este artículo te explicamos algunas de las funciones más utilizadas. Una impresora de calidad es fundamental en cualquier compañía, por muy pequeña que sea, ya que acelera el flujo de trabajo y evita pérdidas de tiempo innecesarias. Recuerda que es muy importante realizar un correcto mantenimiento de los equipos y contar siempre con consumibles de repuesto.
En la actualidad, las impresoras se han convertido en un elemento esencial en cualquier entidad ya que son necesarias para llevar a cabo el proceso de digitalización.
Una opción efectiva para controlar y reducir tus gastos a fin de mes puede ser el sistema de impresión pago por uso, ya que otra empresa se encarga de la gestión de la impresión. Tú no tendrás que preocuparte por nada: instalación, mantenimiento, consumibles, etc.
¿Cómo escanear en una impresora HP?
Suponemos que tu nueva impresora es un modelo con escáner. La presencia de escáner es una de las opciones más importantes en la decisión de compra, además de la impresión a doble cara o la posibilidad de impresión en diferentes tamaños como A3 o A5. El escáner es una función muy útil para pasar tus documentos al ordenador, sobre todo con la situación actual donde la mayoría de documentación la entregamos a través de internet. Como te comentábamos, el escáner también es esencial en el proceso de digitalización que seguramente haya iniciado tu compañía.
Escanear en una impresora de la marca HP es una tarea muy sencilla y rápida. El primer paso, evidente pero que a veces pasa desapercibido, es comprobar que la impresora esté encendida y enchufada a la corriente. Posteriormente, abre la cubierta superior y coloca el documento en el cristal del escáner. Debes asegurarte de que esté bien alineado con la guía marcada en la impresora.
Finalmente, cierra la cubierta del escáner, configura en tu equipo las características que desees y dale a escanear, las pre-configuraciones harán que el documento se guarde en el lugar adecuado.
Características del escáner de una impresora HP
La velocidad es una de las ventajas más destacadas por los consumidores de equipos HP. Sus velocidades de escaneo van desde 80ipm, en equipos A4, hasta 240ipm en equipos A3. Además, en todos los dispositivos HP se incluye de serie el escaneo de una sola pasada. Esta característica implica que no es necesario voltear la hoja, ya que escanea directamente por arriba y por debajo del documento. Una de las funciones más actuales y prácticas de los equipos HP es que permiten escanear directamente a correo electrónico, carpeta en red, nube y USB.
Ventajas para mi empresa de los equipos HP
En general, en las empresas el número medio de escaneos se está incrementando para facilitar la gestión de los flujos documentales. Con las impresoras y escáneres HP podemos convertir documentación física en información digital de una manera rápida y sencilla. Además, la carga de aplicaciones de terceros o propias nos permite automatizar tareas y crear flujos documentales de una manera digital. Todo ello implica la reducción de costes en nuestra empresa y el aumento de la productividad.
Otro punto positivo de los equipos HP es que permiten configurar botones personalizados en las pantallas de los equipos. Con este acceso rápido el usuario puede crear una preconfiguración, de modo que al pulsar el botón creado el equipo se encarga de gestionar todo el flujo documental. Otra gran ventaja para la reducción de tiempos en nuestra empresa.
¿A qué esperas para cambiar tu vieja impresora? Más allá de una cuestión estética, una buena impresora con escáner es un elemento muy importante en cualquier compañía y necesaria en el proceso de digitalización en el que vivimos. Escanear no es digitalizar, pero juega un papel importante en el proceso de digitalización en la empresa. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado supondrá una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible para todos los miembros de la empresa desde cualquier lugar. Una pequeña inversión inicial es fundamental para poder incrementar la productividad, reducir costes y pasarte al mundo digital. ¡No lo pienses más!
