Cada vez son más las empresas que apuestan por integrar un sistema de firma digital en la gestión de sus procesos de negocio. Se presenta como una solución práctica y sencilla para agilizar trámites de manera segura y automatizada. La tecnología está apartando la firma en papel, y ofrece una alternativa mucho más rápida y con la misma validez legal como si firmases con tu puño y letra.
Índice de contenidos
- Gestión digital de documentos. La obligación de la inmediatez.
- Garantía y seguridad de la firma digital.
- ¿Cómo adquirir un certificado electrónico?
- Ventajas de la firma digital certificada.
Un sistema de implantación de la transformación digital
Las nuevas tecnologías han transformado drásticamente la manera en la que las empresas se relacionan con sus consumidores y proveedores. Y también han propiciado un cambio de puertas para adentro en la propia compañía. La digitalización conlleva nuevas formas de hacer las cosas y modificaciones en buena parte de los procesos de negocio de la empresa.
En un mercado donde las transacciones online se multiplican y en el que la inmediatez es el caballo de batalla, la firma digital se torna imprescindible. Adquirir la tecnología adecuada, aquella que sea capaz de aumentar la productividad de la empresa y la confianza del cliente, es vital en el futuro de las empresas de distribución. La gestión digital de documentos ya no es una opción.
Responder a tiempos de entrega cada vez más exigentes necesita de herramientas tecnológicas avanzadas. En especial, que brinden canales online efectivos y que favorezcan la desintermediación. Ambas características facilitan el ahorro de tiempo, entre otras cosas.
En Bigo Solutions, empresa especializada en acompañar la transformación digital de empresas, hemos desarrollado DIGISIGNATURE y DIGISIGNATURE Legal, soluciones de firma digital, que no solo optimizan los procesos internos de tu empresa, sino que contribuyen a una mejor operatividad y rendimiento de la actividad.
Garantía y seguridad de la firma digital
La firma digital verifica de manera inequívoca la identidad de una persona física o jurídica mediante sus datos electrónicos. Para obtener un documento digital certificado con DIGISIGNATURE, primero es necesario disponer de un DNI electrónico o un certificado digital.
Con este certificado digital personal puedes firmar con nuestra solución de firma digital todo tipo de documentos (contratos, facturas, altas de empleados…) desde tu móvil, ordenador o tablet. De esta manera, tendrá tu propio “sello”, con el que se garantiza la autoría del documento en cuestión y se impide que sea manipulado por terceras personas.
Actualmente, incluso organismos como Hacienda y otros departamentos de la Administración pública ya solicitan obligatoriamente la firma electrónica para realizar ciertas gestiones. Es una práctica que se va extendiendo de forma rápida e imparable.
Además, firmar digitalmente con DIGISIGNATURE proporciona una gran comodidad. La firma de documentos puede hacer cualquier momento y desde cualquier lugar. No tendrás que moverte del sitio. Puedes participar en la gestión y tramitación del documento de forma rápida y sencilla.
¿Cómo adquirir un certificado electrónico?
El certificado digital permite firmar documentos mediante unas claves criptográficas asociadas con la identidad del propietario. Si no dispones de uno, primero tienes que descargarlo en tu ordenador.
El proceso debe llevarse a cabo desde la página web de una Entidad emisora de certificados acreditada por la AEAT (Agencia Española de Administración Tributaria), siendo la más habitual y comúnmente aceptada la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) por la validez de sus certificados en cualquier trámite (incluidos aquellos de la Agencia Tributaria). Asimismo, también es posible solicitarlo en colegios profesionales o la Agencia Europea de Confianza Digital.
En el caso de la FNMT, el proceso de obtención del certificado conlleva 4 pasos:
- Solicitud del Certificado Software de Personas Físicas. Para ello debes rellenar un formulario con el que obtendrás el código de solicitud que necesitas.
- Registro de esta solicitud en una Oficina de Acreditación. Este es el único paso del proceso presencial, pero es imprescindible para acreditar y asegurar tu identidad.
- Descarga del certificado vía Internet.
- Copia de seguridad del certificado para tenerlo en una unidad de almacenamiento externa y evitar su pérdida.
El certificado digital tiene un periodo de validez de varios años, así que una vez descargado podrás despreocuparte durante un tiempo. Mientras tu certificado tenga validez, firmar documentos con DIGISIGNATURE será cuestión de minutos.
Ventajas de la firma digital certificada
DIGISIGNATURE Legal es la herramienta de firma digital desarrollada por Bigo Solutions para agilizar y garantizar la seguridad en la gestión digital de documentos. Es una respuesta a las exigencias del sector, marcadas principalmente por la necesidad de inmediatez en las respuestas y la máxima agilidad en la gestión de los procesos de negocio.
Tiene una rápida y sencilla instalación en cualquier ordenador o dispositivo móvil, integrándose perfectamente en cualquier sistema de gestión.
Algunas ventajas de la firma digital certificada:
–Fiabilidad y seguridad. Esta tecnología permite reconocer al firmante y detectar rápidamente cualquier anomalía de los datos firmados que pudiese haber, de manera que el autor del documento tenga el total control sobre el mismo.
–Aumento de la productividad laboral. Dada la disminución del tiempo en la ejecución de los procesos, los empleados pueden emplear el tiempo ahorrado en actividades de mayor valor.
–Firma biométrica natural. La firma digital en un documento se añade con una firma similar a la manuscrita en papel, tan válida y natural como tu firma a mano. La identidad queda asociada a la firma mediante la captación de los datos biométricos (presión, velocidad del trazo…)
–Ahorro de costes. No ocupa espacio físico, ni desperdicia tinta y papel, contribuyendo así a la conservación del medio ambiente.
DIGISIGNATURE permite enviar fácilmente documentos a cualquier persona con la validez y seguridad que aporta una firma digital. La gestión digital de documentos mejora la productividad laboral de los trabajadores y aumenta la optimización de sus actividades diarias.
