Digitalizar la documentación es el primer paso hacia la implantación de una oficina digital en el corazón de tu corporación o pyme.
En otras palabras, es la puerta de entrada a un modelo de gestión empresarial basado en la optimización de todo tipo de recursos:
- Materiales como sistemas de almacenamiento físico, papel…
- Intangibles, por ejemplo el tiempo invertido en procesos de clasificación.
- Humanos, es decir, recursos profesionales dedicados a tareas repetitivas y fácilmente automatizables.
Digitalizar la documentación de tu oficina a través de herramientas de transformación supone un punto de inflexión en tu actividad. Significa abrir la puerta a la transformación digital que tu empresa necesita para ser más eficiente y competitiva.
En qué consiste digitalizar la documentación en una empresa
Digitalizar la documentación significa implantar procesos de gestión ágiles y accesibles en la oficina. Procesos y herramientas que permitan la sencilla recepción de documentos, su gestión, indexación, clasificación y adecuado almacenamiento para un mejor acceso.
No solo eso, dichas soluciones tecnológicas facilitan además la difusión de documentos a través de plataformas de apoyo y la posibilidad de trabajar en ellos desde diferentes dispositivos y de manera simultánea. Todo ello gracias a respuestas inteligentes capaces de operar desde la nube con seguridad.
La gestión digital de documentos abre así la vía a una experiencia totalmente nueva de trabajo, acorde a las necesidades actuales de las plantillas y del mercado. Una experiencia que simpl
ifica enormemente el trabajo cotidiano.
Las ventajas de la gestión digital de documentos
Este paso hacia delante en la implantación de la oficina digital ofrece ventajas que ninguna empresa puede obviar. Digitalizar la documentación permite:
- Lograr un nivel de centralización de la información y unificación de procesos sin precedentes. Esto facilita enormemente el trabajo colaborativo respecto a archivos y documentos comunes a distintos profesionales o departamentos. Digitalizar documentación permite un ambiente colaborativo sin precedentes.
- Reducir al máximo los errores, pues a través de dichas herramientas de gestión digital de documentos implantamos un sistema de trazabilidad y verificación que aumenta considerablemente el control sobre operaciones y archivos. Digitalizar documentación permite un protocolo que apenas deja margen al error humano.
- Conseguir mayor valor añadido procedente del talento humano que incorporamos a nuestra empresa. Gracias a la automatización de procesos normalmente tediosos y repetitivos, podemos librar a la plantilla de tareas poco satisfactorias. Esto significa que le concedemos el tiempo necesario para desarrollar actividades que supongan un verdadero valor añadido para la organización.
- Facilitar y mejorar el trabajo a distancia de tus profesionales. Digitalizar documentación es facilitar el trabajo en equipo y de forma simultánea entre quienes desempeñan sus tareas en remoto, ya sea desde distintas sedes corporativas o desde sus propios hogares. Los sistemas de digitalización documental son aliados imprescindibles del teletrabajo.
Además de estos beneficios a nivel general, podemos enumerar algunos concretos derivados de la gestión digital de documentos:
- La capacidad, para cualquier trabajador, de encontrar un documento en cuestión de segundos.
- La posibilidad de compartir dicho documento solo con las personas autorizadas y trabajar de forma simultánea sobre el mismo.
- La reducción de costes derivados de procesos de almacenamiento y clasificación física previos a digitalizar documentación.
- La mejora de las tareas de documentación en empresas que manejan una alta carga de contenidos al respecto.
- El adecuado tratamiento de documentos y datos personales y confidenciales dentro de la empresa, acorde al marco legislativo vigente en cada caso.
- Fijar reglas comunes de modificación de documentos, conservación, destrucción…, para mantener la coherencia corporativa.
Como puede observarse, todas las ventajas relacionadas con digitalizar documentación pasan por la optimización de recursos y la eficiencia de tareas.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos requiere un proceso de implantación sencillo pero muy personalizado. Es decir, no todas las empresas necesitan pasar por las mismas fases ni aplicar los mismos criterios a la hora de integrar las soluciones tecnológicas adecuadas.
Así, digitalizar documentación requiere:
- Una fase previa de consultoría que determine cómo abordar esa transformación digital en una empresa concreta.
- Un servicio técnico adecuado para la correcta implantación y mantenimiento del software óptimo para la digitalización de documentos.
- La formación adecuada de profesionales en el uso de nuevos sistemas de gestión documental.
Digitalizar la documentación resulta muy sencillo si se confía en el servicio y herramienta informática adecuados.
Actualmente, las empresas, sean pymes o grandes corporaciones, cuentan con modelos SaaS enormemente beneficiosos a su alcance. Este tipo de fórmulas permiten el trabajo en entornos colaborativos, capaces de brindar experiencias digitales inmersivas que mejoran enormemente el rendimiento de sus usuarios.
Estos modelos facilitan un grado de personalización máxima y son escalables, permitiendo su desarrollo a la par que las necesidades de la organización. Además, se apoya en servicios únicos y plataformas unificadas, dotando de mayor coherencia a la actividad empresarial, además de un nivel de seguridad superior.
¿Vas a dar el salto definitivo? Confía en las ventajas de una oficina digital a la altura de tus expectativas. Comienza por digitalizar documentación y ahorra esfuerzos, tiempo, espacio y dinero para ganar en agilidad, seguridad y rapidez. Simplifica tus procesos, garantiza la continuidad de tu empresa.
