La gestión documental es una ardua tarea que resta mucho tiempo y esfuerzo a los departamentos implicados en la misma dentro de una organización. Estos son, normalmente, los ligados a RRHH o contabilidad. Aunque, afortunadamente, las cosas están cambiado. Y es que, el fuerte proceso de digitalización abordado por las organizaciones en los últimos cuatro años ha procurado innumerables ventajas a la gestión documental.
Estos son algunos de los beneficios de contar con Soluciones IT para el repositorio de información y flujos documentales en sistemas de gestión documental:
1. Ahorro de espacio físico y ahorro económico.
El sector de la Distribución en España avanza en su proceso de transformación digital. En la última década, las empresas del sector están adoptando tecnologías y soluciones digitales para mejorar la eficiencia operativa, el servicio al cliente y la experiencia de compra. La expansión de las compras en línea y la creciente demanda de servicios de entrega rápidos y convenientes han impulsado la adopción de la tecnología en el sector. Además, muchas empresas están implementando sistemas de automatización y digitalización para optimizar sus operaciones y mejorar la toma de decisiones.
La renovación digital del sector de la Distribución se apoya, principalmente, en la transformación de los procesos de la cadena de suministros con el objetivo de mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente. Esta transformación digital conlleva el uso de herramientas de software y tecnologías que permiten automatizar y optimizar los procesos de distribución, y muchos casos también la adopción de nuevos modelos de negocio.
Algunas de estas herramientas incluyen sistemas de gestión de almacenes, sistemas de planificación de la demanda, plataformas de comercio electrónico, soluciones de inteligencia artificial para el manejo de inventarios, sistemas de logística y procesos de entrega y el uso de dispositivos móviles para el seguimiento y la toma de decisiones.
Todas estas herramientas permiten a los minoristas y proveedores mejorar la eficiencia de la cadena de suministro, simplificar los procesos de venta, mejorar la experiencia del cliente y reducir los costos.
2. Automatización de procesos y ahorro de tiempo.
Los ecosistemas digitales para la gestión documental permiten automatizar tareas de búsqueda, clasificación o análisis de la información que, hasta ahora, resultaban repetitivas y monótonas para las plantillas, es decir, que no aportaban valor añadido a la empresa.
Gracias a las nuevas herramientas IT, todas esas acciones pueden realizarse de manera automática, en cuestión de segundos y sin apenas margen de error, lo cual incrementa el nivel de eficiencia de los empleados y empleadas, sin hablar del ahorro de tiempo o de las posibilidades de llevar a cabo un seguimiento y control de la actividad en tiempo real.
3. Seguridad frente a infortunios en la gestión documental.
El soporte en papel es especialmente delicado. Una fuga de agua, humedad, un incendio…, son situaciones que pueden dar al traste con el histórico de una empresa. Las consecuencias de ello son devastadoras y pueden poner en jaque, incluso, el futuro de la actividad.
Gracias a los software de gestión documental esto no sucede. La información relevante permanece almacenada en la nube, accesible desde cualquier lugar del mundo para quienes cuenten con al autorización pertinente. E incluso es posible realizar copias de seguridad de manera frecuente y mantener los archivos en espacios físicos diferentes. Tan solo hay que contar con el equipo humano y la tecnología adecuados.
4. Integración y unificación: trabajo en equipo y teletrabajo.
Los sistemas en la nube de gestión documental favorecen enormemente dos cosas: el trabajo en equipo y el teletrabajo.
Dichas soluciones permiten mantener archivos online accesibles para distintas personas. Es decir, un conjunto de profesionales puede acceder a un mismo documento desde varios dispositivos o localizaciones de manera simultánea. Los cambios introducidos pueden verse en in situ, lo cual favorece la cooperación y evita confusiones al respecto.
De hecho, este tipo de sistemas de gestión documental ha roto una lanza a favor de la conciliación y la flexibilidad horaria en el seno de las empresas.
5. Responsabilidad medioambiental.
Disminuir el gasto de un recurso antes vital como era el papel, o de sistemas de almacenaje físico, es contribuir a la protección medioambiental, una responsabilidad ya inherente a la actividad empresarial.
La digitalización de documentos a través de sistemas de gestión documental deriva en un importantísimo ahorro de papel. Si, además, la empresa apuesta por servicios en la nube sostenibles: Green cloud, y por la reparación y actualización de sus dispositivos electrónicos, estará contribuyendo a la sostenibilidad desde la reducción del consumo de energía y de materia prima.
Existen otras ventajas que nos hablan de una mayor optimización de los recursos y eficacia de los equipos humanos, sin embargo, las citadas son argumentos suficientes para no renunciar a la digitalización de la gestión documental a través de soluciones viables y seguras.
