Índice
- ¿Qué es Solpheo Suite?
- Características de Solpheo Suite
- Cómo ayuda Solpheo Suite a la gestión documental
- Principales ventajas de Solpheo Suite
¿Qué es Solpheo Suite?
Solpheo Suite es una solución de gestión de documentos y contenido empresarial que incluye la capacidad de almacenar, compartir, colaborar, gestionar toda la información, las tareas y procesos de tu empresa. Presenta novedades como la firma electrónica con terceros o la integración con robots.
Facilita la organización dentro de una empresa y fomenta una nueva forma de trabajo, mejorando la comunicación entre equipos y la movilidad. Trabaja desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo de forma sencilla y segura.
Solpheo Suite ofrece una nueva herramienta de gestión documental, un lugar donde centralizar toda la información que gestiona un negocio y sus procesos, para que el empleado pueda desarrollar todo su potencial desde una única herramienta corporativa.
Características de Solpheo Suite
Las principales características de Solpheo Suite son:
- Gestión centralizada de toda la información y documentos corporativos en una única plataforma.
- Información compartida entre los usuarios que participan en los procesos, sin importar la localización ni el dispositivo que emplean.
- Acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento independientemente del canal.
- Protección de la información y documentos con una herramienta segura que responde a los requisitos de cumplimiento legal.
- Amplio catálogo de funcionalidades configurables a las necesidades de tu empresa o industria.
El módulo documental Solpheo KDM, que incluye la captura y gestión de los documentos trabajando desde la nube, proporciona a las empresas un entorno corporativo seguro y fácil para los usuarios.
El módulo de procesos Solpheo KPM facilita a las empresas una plataforma centralizada donde gestionar todo su contenido, permitiendo controlar y optimizar los flujos de negocio, adaptándose a las necesidades actuales de la compañía, reduciendo los tiempos de gestión y multiplicando la eficiencia en los procesos.
Este módulo se caracteriza por ser una herramienta con una interfaz fácil y visual para los usuarios. Las búsquedas de información son rápidas y eficientes, y con una gestión de procesos de negocio que optimiza la actividad del negocio.
Cómo ayuda Solpheo Suite a la gestión documental
Solpheo Suite ofrece una nueva herramienta de gestión documental, un lugar donde centralizar toda la información que gestiona un negocio y sus procesos, para que el empleado pueda desarrollar todo su potencial desde una única herramienta corporativa.
¿Cuáles son las funcionalidades que facilitan la gestión documental con Solpheo Suite?
- Gestión centralizada de la información
- Entorno empresarial accesible, desde donde sincronizar todo el contenido del negocio.
- Información fácil y accesible de todos los documentos almacenados.
- Control de acceso por usuarios.
- Seguridad de la información mediante cifrado.
- Compartición de documentos con usuarios de fuera de la organización.
- Colaboración:
- Colaboración de los equipos sobre la documentación.
- Integración con Microsoft 365. Controla las versiones de los documentos, recupera información ya editada, p. ej. Trabajo y edición sobre un mismo documento de Microsoft® Word sin riesgo gracias a la posibilidad de recuperar cualquier versión.
- Fácil comunicación entre usuarios y equipos, a través de notas y comentarios en documentos, carpetas y espacios de trabajo.
- Gestión y búsqueda de archivos.
- Organiza el archivo copiando la estructura organizativa de la empresa. Cuenta con una administración avanzada y parametrizable.
- Indexación del contenido, metadatos y registros.
- Permite la creación de alertas, el control de vigencia y la validez de documentos.
- Evaluación de los accesos y cambios en documentos
- Rapidez y eficiencia al realizar búsquedas
- Fácil asignación de permisos de acceso y acciones sobre los documentos: imprimir, descargar, visualizar, editar, modificar, etc.
- Permite la administración del ciclo de vida del archivo.
- Permite el acceso con móvil (iOS y Android) al entorno de trabajo web y multidispositivo.
- Enlace de usuario intuitivo y de sencillo uso que permite el archivo con drag & drop.
Ventajas de Solpheo Suite
- Herramienta de fácil uso para los usuarios.
- Te permite la entrada a un entorno más colaborativo.
- Capacidad de vincular cuentas de Google / One Drive a los documentos.
- Es una aplicación que se adapta a las diferentes casuísticas de cada uno de los departamentos.
- Te permite disponer de un espacio privado y corporativo para poder almacenar la información de manera segura y accesible desde cualquier dispositivo.
- Es un hub de espacios personales que tiene la capacidad de añadir otros discos duros virtuales como Onedrive y Google Drive para ser gestionados desde una única plataforma.
- Centraliza el contenido entre toda la información de los departamentos
- Te permite realizar un control y seguimiento para saber en todo momento que ocurre con el contenido. Herramienta 100% auditable que controla el acceso a la información.
- Permite el trabajo en equipo de manera segura sobre el mismo documento, con la seguridad de que Solpheo guarda siempre todas las versiones del documento, por lo que no habrá riesgo a perder la información
- Ofrece diferentes funciones como son la creación de equipos de trabajo, la introducción de la documentación o la colaboración con el equipo desde la herramienta, entre otras. Además, para mantener la seguridad, permite el envío de links con password y caducidad.
- Permite trabajar con todo tipo de documentos ya que dispone de un motor de reconocimiento óptico de caracteres avanzado que permite indexar la información que entra en el sistema pudiendo buscar documentos e información por cualquier palabra o frase contenida en un documento o registro.
- Cuenta con funciones que se encargan de gestionar tus documentos y registros de la manera más productiva, asignar metadatos y búsquedas avanzadas para facilitar el archivado, y asegurar la calidad de la información almacenada mediante sistemas de alerta.
Solpheo Suite es una solución que facilita que todos los empleados y departamentos de tu empresa puedan compartir documentos y contenido desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Una vez creado el espacio de trabajo, puedes compartir los documentos que necesites en cada caso, con absoluta garantía de seguridad, y automatizar los procesos de trabajo de manera inteligente.
La gestión digital de documentos ahorra tiempo, permite crecer en eficiencia y ganar rentabilidad. Soluciones digitales como Solpheo Suite permiten eliminar costes y orientar los recursos de tu empresa en aquellos trabajos que aportan mayor valor de negocio.
