Índice de contenidos
- ¿Qué hace un administrador de fincas?
- ¿Cuáles son las funciones principales del Administrador de Fincas?
- Problemas de gestión en la Administración de Fincas
- Ventajas de la gestión inteligente para el Administrador de Fincas
¿Qué hace un Administrador de Fincas?
El administrador de fincas tiene una importancia clave en la gestión de las comunidades de propietarios. Su misión fundamental es encargarse de ejercer una gestión ágil y acertada de los intereses de los propietarios del inmueble. Su nombramiento es responsabilidad de la Junta de Propietarios de la Comunidad o el organismo que representa a la comunidad de propietarios legalmente. El administrador de fincas desarrolla tareas relacionadas con la administración y la gestión, tomando siempre como referencia la normativa legal.
Los administradores de fincas deben estar colegiados obligatoriamente de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 693/1968, de 1 de abril, y constituye una garantía de calidad en materia de formación y control. La colegiación implica que el administrador está sujeto a un código deontológico y, por tanto, el Colegio tiene la posibilidad de sancionar cualquier violación de dicho código. Si el profesional no cumple con sus obligaciones, se entenderá que está provocando un daño a la comunidad que administra, lo que habilita a la misma para pedirle la correspondiente responsabilidad civil en concepto de indemnización.
¿Cuáles son las funciones principales del Administrador de Fincas?
- Gestionar y controlar que funcionen los servicios contratados para el mantenimiento y buen funcionamiento de la comunidad de vecinos. En este aparado están incluidos el servicio de limpieza, la contratación de cualquier profesional para reparaciones, mantenimiento, etc.
- Dar cuenta y liderar los acuerdos adoptados en las reuniones de la comunidad de vecinos. El administrador actúa como secretario de la Junta y, en consecuencia, tiene la responsabilidad de custodiar la documentación asociada a la comunidad. Facturas, contratos, burofax y documentos relativos a las reuniones de vecinos.
- Control de los gastos e ingresos. El administrador de fincas es el encargado de controlar los cobros y ejecutar los pagos relacionados con la comunidad de vecinos. Periódicamente, tiene la obligación de trasladar esta información a Junta de comunidad de vecinos, encargada de sancionar su aprobación o rechazo.
- Prestar asesoramiento legal a la comunidad. Un aspecto notablemente valorado y que supone un factor diferencial entre la prestación de servicios por parte de un Administrador de Fincas u otro. Informar y gestionar cuando sea necesario la tramitación de ayudas y subvenciones.
Problemas de gestión en la Administración de Fincas
1. Falta de operatividad. Acumulación de papel.
La gestión del papel no es sencilla. Además de requerir un espacio físico cada vez mayor, obliga a disponer de gran cantidad de recursos para garantizar una gestión ágil y eficiente del archivo. Exige una sistemática ordenada de todos los documentos, y un proceso de almacenamiento definido. El gobierno de este sistema manual no es sencillo. Cualquier pérdida de documentación puede provocar conflictos con la comunidad de vecinos gestionada.
2. Problemas de seguridad de los documentos
Cada trato, registro, comunicación y mantenimiento implica una gran cantidad de papeleo. La información está constantemente en peligro. Una amenaza a la seguridad puede costar a una empresa de gestión inmobiliaria una reputación construida durante años de esfuerzo. Además de la seguridad de los documentos, los administradores de fincas también necesitan un entorno documental seguro.
3. Acceso en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento
El archivo físico de la documentación impide hacer consultas rápidas. Los administradores de fincas que se desplazan no tienen la posibilidad de dar respuesta a determinados requerimientos si no están en la oficina en ese momento. Por tanto, necesitan optimizar su tiempo y ser más productivos a partir de herramientas que les faciliten el acceso a los documentos en tiempo real y desde cualquier dispositivo.
4. Entornos de trabajo cerrados, no colaborativos
Los administradores de fincas tienen entre sus tareas la de coordinar el trabajo de los equipos o gremios encargados de la realización de trabajos de mejora o mantenimiento dentro de una determinada comunidad. No disponer de herramientas que faciliten esta colaboración ralentiza la toma de decisiones y la correcta coordinación de los trabajos. Aumenta los tiempos de respuesta y resta operatividad al servicio contratado por la comunidad de vecinos.
Ventajas de la gestión inteligente para el Administrador de Fincas
Las nuevas tecnologías han supuesto un cambio importante en el sector de los Administradores de Fincas. Han puesto al servicio de los profesionales de la gestión de comunidades soluciones inteligentes capaces de multiplicar la operatividad y la eficiencia gracias a una gestión ágil, rápida y segura de la documentación.
- Dedicar recursos a tareas que aportan más valor. La gestión del papel exige recursos. Las herramientas de gestión inteligente permiten ahorrar tiempo y, además, poder dedicar esos recursos a tareas de mayor valor empresarial.
- Aumenta la productividad de tus empleados. Como consecuencia de lo anterior, la tasa de productividad de los empleados se multiplica. La tecnología permite hacer más cosas en menos tiempo.
- Ahorra tiempo en el trabajo diario. Las mismas tareas que antes se hacían en papel y que obligaban a dedicar tiempo y recursos, se hacen ahora en mucho menos tiempo y de manera más eficiente y segura.
- Evita errores de guardado erróneo de archivos. La seguridad de la documentación es un factor determinante para los Administradores de Fincas. Cualquier error en el guardado y archivo de facturas, justificantes, impresos, actas, etc puede provocar trastornos importantes.
- Reduce el espacio físico necesario en la oficina. El archivo de papel requiere un espacio físico importante. Las nuevas tecnologías y la gestión inteligente de documentación reduce también esta necesidad.
¿Eres Administrador de Fincas? ¿Quieres conocer cómo funciona nuestra solución inteligente de documentos para tu sector? Solicita ahora mismo información a nuestro equipo y nos pondremos en contacto contigo para presentarte una propuesta personalizada.
